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Gastkommentar: Schluss mit langweiligen Online-Events!

In ihrem Gastkommentar verrät Mag. Andrea König, BA, Soziologin, Karriere Coach und HR-Profi ihre persönlichen Hacks für erfolgreiche virtuelle Formate.

Zu Gast bei OVE Fem: Mag. Andrea König, BA, Soziologin, Karriere Coach, HR-Profi

Schluss mit langweiligen Online-Events!

Online Meetings, Live Webinare, virtuelle Meetups und noch viele weitere virtuelle Formate boomen regelrecht. Mit dem durch die Pandemie ausgelösten Digitalisierungsschub hat sich auf diesem Gebiet sehr viel getan. Doch nur weil es ein umfangreiches Angebot gibt, heißt es noch lange nicht, dass sich erfolgreiche Online Events auch einfach so aus dem Ärmel schütteln lassen. In meiner dreiteiligen Reihe „Schluss mit langweiligen Online Events“, teile ich meine persönlichen Hacks für erfolgreiche virtuelle Formate: von der Planung, über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung. Im Folgenden gibt es Ausschnitte aus den jeweiligen Beiträgen, die sich auf Karrieregeflüster finden. Viel Spaß damit!

Die Planung
Oft handelt es sich wirklich um Kleinigkeiten, die ausschlaggebend sind, ob ein Webinar oder eine Online-Veranstaltung positiv bei den Teilnehmer/innen in Erinnerung bleibt – oder eben nicht. Deshalb möchte ich hier gerne meine Erfahrungen teilen, begonnen mit dem fast wichtigsten Part, dem Planungsprozess: Wähle ein relevantes und spannendes Thema: Biete Mehrwert!
Dies ist wohl der wichtigste und ausschlaggebendste Punkt, ob deine Veranstaltung erfolgreich wird. Starte kein Webinar oder Meetup, nur weil es alle machen und du den Druck verspürst, es auch tun zu müssen – überhaupt, wenn du in der Themenfindung noch unsicher bist. Wähle bitte auch kein Thema, das schon 30 andere vor dir gebracht haben. Denn: Wie vorhin schon erwähnt, gibt es derzeit einen Overload an virtuellen Veranstaltungen, die sehr ähnliche Themen abhandeln. Je spitzer und zielgerichteter dein Thema, desto besser. Vergiss nicht, dass du einen Mehrwert für deine Teilnehmer/innen bieten sollst. Frage dich gerne selbst: Würde ich selbst meine Zeit für das Thema X aufbringen?
Probiere Neues aus: Mix it, Baby! Was gibt’s Schlimmeres als durchgängig frontal zugetextet zu werden? Das erinnert eher an vergangene Schulzeiten, als man die ersten Minuten noch aufmerksam zugehört hatte, doch dann recht rasch die Gedanken abgleiten ließ. Ähnlich ist es auch bei Online Events, wobei hier die Ablenkungsmöglichkeiten noch viel stärker vertreten sind: Ständig kommen Mails rein, die man ja eigentlich bearbeiten sollte, dann ruft die Vorgesetzte an, das Kind schreit oder der Partner flucht vor sich hin. Natürlich gibt es hierfür kein Patentrezept, denn alle Ablenkungen abzustellen, wird oft nicht möglich sein, doch sollte man zumindest in der Methodik so aufgestellt sein, dass die Teilnehmer/innen versuchen, fokussiert zu bleiben und einen Mehrwert für sich generieren können. Auflockerungen bieten hier beispielsweise Umfragen oder Word Clouds in den Vorträgen, so genannte Break-out Groups/Kleingruppen, in denen einzelne spezifische Themen nochmals diskutiert werden können oder auch „Unterbrechungen“ durch Video-Einspielungen etc. Der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt!

Die Durchführung
Nach meiner Erfahrung der letzten Monate ist die Planung zwar eine Sache, doch eine professionelle Durchführung eine wiederum ganz andere – und die wird nach einer guten Planung meist vernachlässigt.
Lege Spielregeln fest und sprich darüber! Es ist zwar gut, wenn man Rollen und gewisse Spielregeln für sich und sein Moderationsteam festsetzt, doch diese müssen auch an die Teilnehmer/innen bzw. Speaker/innen kommuniziert werden. Transparenz ist hier das wichtigste Stichwort! Deshalb ist es hilfreich, die Spielregeln zu Beginn kurz zu beschreiben oder sogar mit einer einleitenden Power Point-Folie sichtbar zu machen. Hier können beispielsweise folgende Punkte geklärt werden: Sollen die Kameras bei allen „on“ oder „off“ sein? Sollen die Mikros stumm sein oder nicht? Wie geht man mit Fragen um? Kann ich diese in den Chat schreiben? Ist es möglich sie persönlich zu stellen? Wenn ja, wie läuft dies ab? Werden die Fragen während des Vortrags schon gestellt und beantwortet oder erst danach in einer Art Fragerunde? etc. Eine weitere wichtige Sache ist, wie ich mit Teilnehmer/innen umgehe, die zu spät kommen. Dies klingt vermeintlich recht banal, doch kann ein unprofessionelles Handling der Situation lästig werden. Gehe ich beispielsweise auf jede Person ein, die sich zu spät zuschaltet, dann stört dies die anderen Teilnehmer/innen enorm.
Timing ist alles! Das Timing ist ein sehr relevanter Punkt, wenn es um die Professionalität einer Veranstaltung geht. Online sowie auch offline muss unbedingt auf einen pünktlichen Start sowie ein pünktliches Ende geachtet werden. Speziell bei Panel-Diskussionen habe ich es bereits öfter miterlebt, dass die Redezeit der einzelnen Personen leider alles andere als ausgewogen ist. Hier ist es besonders wichtig, als Moderator/in Teilnehmer/innen auch zu unterbrechen und auf ihre Sprechzeit hinzuweisen. Weiters muss auch genügend Zeit für Fragen des Publikums zur Verfügung stehen: Das Schlimmste für Teilnehmer/innen ist, wenn man eine Stunde lang durch Monologe geführt wird und die Veranstaltung dann einfach mit einem „Vielen Dank, dass Sie alle mit dabei waren!“ endet.
In Kleingruppen-Settings muss die Moderation besonders auf den Support achten, sodass die Breakout-Gruppe gut durch die vorgegebene Zeit kommt. Soll beispielsweise jemand im Plenum die Ergebnisse bzw. die Diskussion der Kleingruppe beschreiben, dann sollte diese Person bereits zu Beginn der Break out-Session festgelegt werden.

Die Nachbereitung
Das so genannte „Sahnehäubchen“, welches einem hilft, wirklich nachhaltig im Gedächtnis zu bleiben, ist jedoch die professionelle Nachbereitung eines Events. Wie fast überall gilt auch hier: Es sind oft die Kleinigkeiten, die ausschlaggebend sind.
Biete Mehrwert, auch über die Veranstaltung hinaus! Dies ist mitunter der wichtigste Tipp! Das Thema Mehrwert sollte dich durch alle drei Phasen begleiten und in deinem Fokus stehen. Generierst du Mehrwert für deine Teilnehmer/innen auch über die Veranstaltung hinaus, dann bleibst du mit Sicherheit länger in deren Gedächtnis. Weiters wird es auch nicht bei einer einmaligen Teilnahme bleiben, sondern du kannst darüber hinaus eine nachhaltige Connection, also eine Verbindung, zu deinem Publikum aufbauen. Best Case wäre hier, dass sich interessierte Personen bereits bei dir erkundigen, wann du denn das nächste Online Event geplant hast.
Wie kann so ein Mehrwert nun aussehen? Zumindest solltest du eine Art „Nachlese“ ein bis zwei Tage nach der Veranstaltung aussenden, also eine digitale Zusammenfassung der wichtigsten Themen, Aussagen, Fragen etc. Falls du die Session oder einen Teil dieser aufgezeichnet hast (Achtung: DSGVO!), kannst du die Aufzeichnung mit dieser Nachlese versenden. Auch Ankündigungen, Aktionen etc., die darüber hinausgehen, finden hier gut Platz.
Gib Fragen, die während der Veranstaltung keinen Raum fanden, einen Platz! Dein Event lief so gut, dass die Zeit einfach zu knapp für Fragen wurde und nicht alle Teilnehmer/innen ihren Input/ihre Fragen anbringen konnten? Gratuliere dir, und: gar kein Grund zu verzweifeln! Nutze hier einfach die Zeit nach dem Event, also die Nachbereitung. Du kannst jene Fragen, die z. B. im Event Chat unbeantwortet blieben, in eine Extra-Aussendung packen und sie dort beantworten, oder du rufst nach der Veranstaltung noch über deinen Verteiler zu einer Fragerunde auf. Ist der Zuspruch ungebremst und du gehst in Fragen regelrecht unter, dann überlege, doch einen Teil 2 des Events anzubieten. Manche Themen lassen sich in einer oder eineinhalb Stunden einfach nicht so gut abhandeln. Nichts spricht hier gegen eine Folge-Event! Du bist dir trotzdem unsicher? Frag doch deine Teilnehmer/innen oder Interessent/innen via Abstimmung (gerne auch am Ende der laufenden Veranstaltung oder via Nachlese).
Jetzt steht deiner erfolgreichen virtuellen Veranstaltung nichts mehr im Weg! Ich hoffe, meine Tipps waren hilfreich? Du hast noch weitere Lessons Learned, die du mit der Community teilen möchtest? Super, dann gleich her damit: Klick dich auf Karrieregeflüster und hinterlasse doch gerne deine Tipps im Kommentarfeld. Sharing is Caring! Ich wünsch‘ dir viel Erfolg!

Mag. Andrea König, BA, alias Ani ist Soziologin, Karriere Coach, HR-Profi und auch Mastermind hinter dem Blog „Karrieregeflüster“, der sich mit aktuellen Trends in der Arbeitswelt und Themen rund um New Work, Leadership und Female Empowerment befasst. Mit über zehn Jahren Berufserfahrung im Human Resources-Bereich ist Andrea König aktuell als Trend Scout und Employer Branding-Spezialistin in einem großen nationalen Konzern tätig und auch Teil des OVE Fem-Netzwerkes

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